Incasso en privacy: Nieuwe wetgeving geeft bureaus meer verantwoordelijkheden én kansen
Met het in werking treden van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) op 1 maart 2024 is er duidelijkheid gekomen over de status van incassobureaus in het licht van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). Incassokantoren worden door opdrachtgevers vaak gezien als verwerker, maar met de invoering van de Wki is er duidelijkheid gekomen over hun rol als verwerkingsverantwoordelijke. “Dat betekent meer verantwoordelijkheden én meer kansen”, aldus Eef van Riet, directeur van Cannock. “En het maakt het leven van opdrachtgevers aanzienlijk gemakkelijker.” Ook debiteuren gaan er volgens Van Riet op vooruit.
Met de Wki worden door de wetgever voor het eerst kwaliteitseisen gesteld aan de incassobranche. De incasso-ondernemingen die lid zijn van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) reguleren al langere tijd zichzelf maar het incassowezen geldt tot 2024 nog als een geheel vrije beroepsgroep. Naast dat er met de Wki nieuwe regels komen over het stapelen van incassokosten, verplichte certificeringen en het opleiden van professionals, komt er ook duidelijkheid in privacyrechtelijk opzicht, doordat incassobureaus de status van verwerkingsverantwoordelijke krijgen.
Gespecialiseerde partij aantrekkelijker
“Je bent volgens de wet een verwerkingsverantwoordelijke als je bepaalt hoe gegevens worden verwerkt en voor welk doeleinde”, aldus Cannock-directeur Van Riet. “Dat is vanaf 2024 dus het geval bij bedrijven zoals het onze, waardoor we er verantwoordelijkheden bij krijgen. Tot de inwerkingtreding van de Wki was er onduidelijkheid over de rol van incassobureau’s. Voor veel opdrachtgevers waren we slechts een verwerker, waarbij zij golden als de verwerkingsverantwoordelijke. Het is dan voor beide partijen belangrijk dat er een verwerkingsovereenkomst wordt gesloten waarin onder meer is vastgelegd welke persoonsgegevens worden uitgewisseld, voor welk doel, voor welke duur, hoe die gegevens worden verwerkt en beveiligd en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking tot een einde komt. Binnen de ‘oude’ situatie zijn wij verplicht om een eventueel datalek te melden bij de verantwoordelijke, namelijk de opdrachtgever. Die is op zijn beurt weer verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De belangrijke verplichting om een datalek tijdig bij de AP te melden, komt met de Wki dus bij ons te liggen.”
“Door juristen is een tijd lang gedacht dat het handig is om het verwerkerschap uit te besteden”, vervolgt Van Riet, “maar de grootste juridische risico’s zijn feitelijk voor de verantwoordelijke. Dat incassobureaus nu van rechtswege duidelijkheid hebben over hun rol, maakt het aantrekkelijker voor bedrijven om niet zelf voor incassobureautje te gaan spelen maar om een gespecialiseerde partij in de arm te nemen.”
Verruimde communicatiemogelijkheden
Mogelijk nog belangrijker voor zowel incassobureaus als hun opdrachtgevers is dat gespecialiseerde incasso-ondernemingen vanuit hun rol als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens kunnen hergebruiken mits incassobureaus hier op de juiste manier over informeren. Van Riet: “Dit is heel belangrijk omdat we hierdoor bijvoorbeeld een eerder verkregen telefoonnummer kunnen gebruiken om een vordering snel en met lage kosten voor de consument te kunnen incasseren. Dat verruimt vooral de communicatiemogelijkheden van incassokantoren zoals het onze, met veel verschillende, grote klanten. Wij zijn een van de grootste partijen in Nederland, wat betekent dat wij beschikken over een van de grootste verzamelingen van contactdata in de markt.”
Ook bij die nieuwe mogelijkheden komen voor Cannock nieuwe verantwoordelijkheden kijken. Daarop is het bedrijf goed voorbereid. “We zijn verplicht om consumenten ervan op de hoogte te stellen dat hun gegevens bij non-betaling kunnen worden hergebruikt”, aldus Van Riet. “Ook zijn zowel wij als onze opdrachtgevers verplicht om dit op te nemen in de privacy statements op onze websites en hun websites. Wij moeten de einddebiteuren ook in al onze communicatie met hen verwijzen naar die privacy statements.”
Goed nieuws voor alle partijen
De duidelijkheid over de rol van incassokantoren is volgens Van Riet goed nieuws voor alle partijen: opdrachtgevers, Cannock zelf én de consument. “Op basis van mogelijke eerdere dossiers van een consument kunnen wij voor opdrachtgevers straks sneller en gemakkelijker een inschatting maken van de haalbaarheid van een invordering. Doordat we reeds over de contactgegevens van een consument beschikken, kunnen we ook sneller contact leggen. We kunnen in een dossier zien waar een consument eerder wel of niet op heeft gereageerd. Als een consument eerder twee brieven heeft gekregen, daarna een telefoontje en daarna een huisbezoek en er kwam pas bij dat huisbezoek contact tot stand, dan slaan we bij een nieuwe invordering bij die debiteur de brieven en het telefoontje over en gaan we gelijk over op het huisbezoek. Dit alles scheelt ons tijd en werk, zorgt dat de opdrachtgever vaker en sneller betaald krijgt en het scheelt de consument allemaal onnodige kostenverhogende maatregelen. Zeker partijen die werk willen maken van sociaal invorderen zouden onder de nieuwe wet- en regelgeving grote voordelen kunnen hebben bij onze dienstverlening.”
Wilt u vrijblijvend advies?
Marc Lamberts
Accountmanager